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院学生会档案管理制度
2010-09-03 12:42  

院学生会档案管理制度

一、文书档案立卷归档制度

()总则

第一条 归档的文件材料必须按学期立卷,院学生会内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。

第二条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交秘书处归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

()文件材料的收集管理

第三条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专()职文书人员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知秘书处。

第四条 凡院学生会印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由秘书处统一收集管理。

第五条 一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。部门召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、图片等向秘书处办理归档手续。

第六条 秘书处档案专职人员职责:                             1.了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。                                          2.认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每学期期末前应将归档文件材料归档完毕,并向秘书处办好交接签收手续。                                                         3.承办人员借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。

()归档范围

第七条 文体活动材料,包括活动的活动策划方案、活动通知、活动总结、活动简报、图片记录等。

第八条 上级部门发来的与本部门有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第九条 本部门对外的正式发文与有关部门来往的文书。

第十条 本部门的请示与上级机关的批复。

第十一条 本部门反映主要职能活动的报告、总结。

第十二条 本部门的各种工作计划、总结、请示、批复、会议记录、活动资料及简报。

第十三条 本部门干部任免的文件材料以及关于奖励、处分的文件材料。

(四)平时归卷

第十四条 部门应根据工作范围及当学期工作任务,编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目""案卷类目"的条款必须简明确切,并编上条款号。

第十五条 档案专职人员应及时将已归卷的文件材料,按照"案卷类目"条款,放入平时保存文件卷夹内"对号入座",并在收发文登记薄上注明。

()立卷(案卷质量要求)

第十六条 为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关专职档案人员配合,档案专职人员负责组卷、编目。

第十七条 案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

第十八条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第十九条 在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起。

第二十条 案卷封面,应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。

第二十一条 案卷各部分的排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。

第二十二条 本制度自印发之日起实施。

 

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