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社团活动申报程序
2011-03-03 17:09  

一、活动的策划

各社团组织举办各种活动,应提前进行详细策划。策划方案包括:活动主题、主办单位、承办单位、活动形式、参与对象、活动目的、宣传方式、时间安排、场地安排、经费预算、安全防范措施、范围及规模等其他相关事宜。

    二、活动的申报

    各社团组织活动必须至少提前一周将活动策划方案交至社联秘书处审批,通过后方能进行各项工作的筹备。

    三、活动的筹备

(一)   活动的内容与方式

       1.讲座报告类活动应确定主讲人、主题、时间、地点、方式(例:访谈式、提问式、演讲式);

       2.文艺演出类活动应确定演出的节目、演出的时间及地点、主持人、合理编排节目顺序,拟定节目名单,并认真组织排练;

       3.竞赛类活动应确定竞赛的时间及地点、主持人、裁判、详细规则及流程(例:初赛、复赛)

       4.慰问、支教类活动应确定时间、地点、对象(例:残疾人、孤寡老人、留守儿童)。

(二)   场地的确定:

       1借用各类教室应根据学院教室借用管理相关规定办理相关借用手续;

       2.在校园室外场地进行活动的应在主办单位批准后到学院院团委处办理审批手续;

       3.在校外场地进行的活动应根据校外场地的使用规定进行申请。

     (三)活动的组织安排

        1.分工与进度:确定活动的组织机构,明确分工,责任到人,并安排时间进度表;

        2.领导、嘉宾、评委:确定领导、嘉宾、评委名单并提前发出邀请,并在活动的前一天确定能否出席,如有领导讲话,根据需要准备好讲话稿;

        3.主持:根据活动内容确定合适的主持人,并根据要求撰写主持词并报院团委莫雨沙老师处审核;

        4裁判:根据活动内容确定合适的裁判,并根据要求报与社团指导老师审核,如有需要须进行相关培训;

        5.背景与灯光音响:根据活动内容确定背景与灯光音响方案,背景包括横幅,背景板等,灯光音响方案应及时与场地管理员和社联进行沟通;

        6,礼仪与安全措施:根据活动的具体情况确定礼仪人员和现场维护人员,大型的活动应报保卫处,并请保卫处派保卫人员维持秩序。

(四)宣传工作

        1. 在确定活动时间、地点后,通过张贴海报、发放传单、悬挂横幅、校广播、校网站等各种方式进行活动前宣传;

 2.安排照相、摄影人员,积极联系校内、外媒体,撰写新闻通稿,扩大活动的影响范围并保证宣传的及时性。

       () 经费管理:

1.制定详细、准确的活动经费算明细表,报至活动组织单位审批,经批准后,按预算支出;

2.商业赞助:鼓励各社团在“互利双赢”的原则下积极寻求社会合作赞助,经协商可与赞助单位签订合作协议。

       (六)奖励:根据活动需要准备奖品和奖状、奖状内容应提前向主办单位申报,经批准后制作证书,并交至社联加盖公章。

       (七)场地布置:提前查看活动场地,详细了解场地管理规定,按照活动要求布置场地,提前准备好活动所需道具(桌椅、电脑、音响、投影、鲜花、礼品)等;若是竞赛类活动,应提前将笔、纸、评分规则、评分表、选手介绍等材料分装成袋,供评委备用。

       (八)彩排:大型活动,文艺演出应提前进行彩排,彩排应按照活动实际流程进行,准备好所有事项,进行灯光音响调试,发现并解决存在的问题。

       (九)观众的组织:为了保证活动的气氛和效果,确定观众的组织方案,观众人数应与场地可容纳人数相当,防止人数过少或过多。

     四、活动的展开

       (一)举办活动社团的主要负责人和工作人员应提前到达活动场地,按照筹备方案做好各项准备工作:

         1灯光音响:除了专业老师外,要专门安排熟悉灯光音响要求的工作人员协助,收取碟片、卡带等,按顺序摆放备用。对有特殊需要的节目或选手,做好记录;提前与音响师做好沟通,留意音响效果,在活动中与音响师随时保持沟通。工作中必须服从安排,注意安全;

         2.场地背景布置:提前完成场地背景的布置和道具的准备。

         3.舞台总监:负责整场活动舞台上的所有调度,协调以及及时应对突发事件的解决。

         4.主持人:提前准备好对嘉宾和评委的介绍,向相关负责人员或在场老师求证意见确定其身份、称谓、介绍顺序,准备好主持词。

         5.场务工作:场务工作应指定工作人员2~3人,负责人员的签到,开场后引导演员上场。随时掌握演出动态,保证催场到位(开场前十分钟前三个节目的演员必须在后台指定位置候场,1好上台后寻找并敦促4号节目演员待场,依次类推,后场始终保持有三个节目候场,直至结束)。若结束需要谢幕、与领导合影则应该提前提醒参与演员,并告知具体上台谢幕时间及舞台站位。

         6.剧务工作:剧务工作应指定工作人员3~5人,负责在活动中按次序收、放道具,根据舞台位置合理安排话筒。活动走台或彩排开始前详细了解演员道具、音响要求并按照次序登记,如话筒数量、高度,乐器所需桌椅、乐谱架等,提前好准备,并调试顺利(特别需要注意对话筒的调试与保管)放置于一处备用,在台上注意自然而不急躁,不可在台上奔跑。

         7.现场的维护:维护人员人数视场地规模及观众人数而定(规模较大的活动需向院保卫处提交支援申请),负责保证后台秩序,保持安静,杜绝闲杂人员进入;负责观众秩序,禁止在场内吸烟、喧哗、吵闹、肆意走动等。若是竞赛,还需负责前场秩序,分开评委和观众,保持评委区安静不受打扰。

         8.秘书处工作:秘书处工作应指定工作人员1~2人,负责礼品,证书等物品的保管,现场所需物品的保管,现场所需物品的登记核对,活动后负责收回及归还。

         9.礼仪与接待:一般活动进场门口需迎宾礼仪2~4名,负责开场前的接待工作(特别是评委老师及领导),开场后1人负责嘉宾引导、倒水等,如果是比赛,安排1人负责收取评委打分表送至计分人员处,再由计分人员处领取结果并送交主持人;其余礼仪小姐待位,负责比赛后颁奖等工作。

    (二)各项工作准备就绪后活动正式开始;

         1.主持人开场白:介绍活动的基本情况,介绍嘉宾、评委(从外到内,从职务高到低),竞赛类活动提前宣布竞赛规则;

         2.领导致词;

         3.活动进行;

         4.宣布结果、颁奖;

5.主持人致闭幕辞。

      (三)活动结束后,工作人员清理场地、整理物品。

     五、活动总结

      (一)宣传:加强在校内外报纸、电台、电视台、网站等各种媒体进行后期的宣传,扩大活动影响。

      (二)总结:及时对活动取得的成绩和不足之处进行总结,有利于进一步工作的开展。

      (三)存档:蒋相关活动文字资料(文件、计分表等),各种影音资料(如照片、录像、录音等)及时存档。

      (四)经费报销:系统、全面地重新审核活动经费的使用情况,将活动前的财务明细表,活动期间的资金之处记录及发票统一整理,及时报销。

 

附注:

                      社联物品申请借用程序

    需要借用的社团应提前一周到社联秘书处进行登记,由秘书处统一调配,以需要用的能及时得便使到使用。

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